El CEO cree que dedicó su semana a la estrategia. Sin embargo, entre compras menores, vacaciones, descuentos y excepciones logísticas, nunca midió cuánto tiempo le cuesta ser el punto de aprobación de la operación.
Este recurso parte de una narración en lenguaje libre. Claude clasifica las actividades y Napkin transforma la clasificación en un mapa visual por nivel de decisión.
El relato del caso solo explicita 40 minutos con el banco, 2 horas de reunión de precios y 30 minutos de llamada de expansión. Faltan duraciones para las demás actividades.
El 47% / 20% / 20% / 13% y la concentración del 80% son referencias ilustrativas del guion, no resultados comprobados. Para medir tu semana, completá las duraciones. No confundás porcentaje de actividades con porcentaje de tiempo.
Ferretería y Suministros del Istmo, S.A.
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Sector | Distribución de materiales de construcción B2B |
| Operación | Sede en Panamá · operación en Panamá y Costa Rica · 85 empleados |
| Contexto | Cierre de Q3: una semana “típica” que el CEO cree haber usado en estrategia |
| Problema | La gerencia media escala aprobaciones menores por defecto; el CEO nunca midió el tiempo que le cuesta. |
| Riesgo activo | El Gerente de Operaciones sigue sin autoridad formal para resolver excepciones logísticas: todo rebota al CEO. |
semana_ceo_bruto.txt
Copiá este relato completo. Pegalo en Claude Opus junto con el prompt 1 del siguiente bloque.
Lunes: aprobé la compra de resmas de papel y tóner para la oficina central — el encargado de compras me escribió tres veces antes de que yo respondiera. También revisé el borrador del contrato con el nuevo proveedor de cemento de Costa Rica, y tuve una llamada de 40 minutos con el banco por la línea de crédito revolvente. Martes: resolví una queja de un cliente en David sobre una entrega tardía — el gerente de logística me la escaló porque el cliente pidió hablar "con el dueño". Aprobé dos solicitudes de vacaciones del equipo de bodega. Revisé y firmé cheques por gastos menores de mantenimiento. Miércoles: reunión de 2 horas con el equipo comercial para definir la estrategia de precios de 2027 frente a la competencia — la única reunión de la semana que yo convoqué. El resto del día fue para autorizar descuentos especiales a tres clientes que el equipo de ventas no tenía potestad de aprobar. Jueves: viajé a San José para resolver personalmente un problema de aduana con un contenedor retenido — nadie más en la empresa tiene el criterio para negociar con la aduana, según me dijeron. Aprobé el diseño final del nuevo catálogo de productos. Viernes: revisé y aprobé 14 correos de compras menores acumulados de la semana. Cerré la semana con una llamada de 30 minutos sobre el estado del proyecto de expansión a Costa Rica — la única conversación puramente estratégica del día.
Clasificá por tipo de decisión
Pegá el relato anterior y esta instrucción en un mismo mensaje. Prompt exacto del guion:
Clasifica cada actividad de mi semana por tipo de decisión: estratégica, táctica, aprobación de trámite o resolución de excepción. Dame el conteo y el porcentaje de tiempo de cada categoría.
Revisá la salida: cada actividad debe tener una categoría. Acordá una unidad de conteo: por ejemplo, 14 correos pueden ser un lote o 14 decisiones; no mezclés ambos criterios.
La llamada al banco también debe clasificarse. Revisá su categoría según el alcance de la decisión, porque la referencia del guion no la asigna explícitamente.
Identificá la concentración del tiempo
Una vez recibida la clasificación, pegá este prompt en la misma conversación de Claude.
De esta lista, ¿cuáles son las 5 decisiones que consumieron el 80% de mi tiempo directivo esta semana?
El 80% es una hipótesis que hay que comprobar. Ordená las actividades por duración y calculá su porcentaje acumulado. Las cinco primeras pueden sumar más o menos del 80%; usá el resultado medido.
Validá los datos antes de visualizar
Este complemento se añade para usar el recurso con datos reales; no sustituye los tres prompts originales. Usalo si Claude devuelve porcentajes sin respaldo o deja actividades fuera.
Antes de calcular porcentajes, revisa la calidad de los datos. No inventes duraciones. Marca como «sin dato» las actividades que no tengan tiempo registrado y pide los datos faltantes. Si usas estimaciones que yo autorice, sepáralas de los tiempos medidos y declara los supuestos. Define la unidad de conteo y clasifica todas las actividades, incluida la llamada con el banco. Calcula el porcentaje de tiempo como minutos de la categoría / total de minutos registrados × 100, indicando si el registro cubre toda la semana. Comprueba cuánto suman realmente las cinco actividades de mayor duración; no fuerces el 80%.
Visualizá los niveles de decisión
Copiá la clasificación revisada de Claude, pegala en Napkin AI y añadí esta instrucción. Si trabajás con el ejemplo del guion, incluí la etiqueta “Datos ilustrativos”.
Convierte esta clasificación en un mapa visual por nivel de decisión, con el tamaño de cada bloque proporcional al porcentaje de tiempo.
Comprobá el mapa: cuatro categorías, porcentajes consistentes con la tabla y tamaños proporcionales. Si la composición no respeta las proporciones, ajustala antes de compartirla.
Así se interpreta la salida del caso
Distribución ilustrativa del guion. No calculada a partir de las duraciones disponibles.
| Categoría | Referencia | Actividades citadas |
|---|---|---|
| Aprobación de trámite | 47% | Papel y tóner, cheques, vacaciones y correos de compras |
| Resolución de excepción | 20% | Queja de cliente y aduana |
| Táctica | 20% | Contrato de proveedor, descuentos especiales y catálogo |
| Estratégica | 13% | Reunión de precios y llamada de expansión |
El mapa de referencia muestra “Aprobación de trámite” como el bloque más grande, por encima de “Estratégica”. La imagen permite contrastar la agenda con la autopercepción del CEO.
Cinco actividades señaladas por el guion: viaje a San José por el contenedor, reunión de estrategia de precios, firma de cheques menores, correos de compras acumulados y llamada con el banco.
Esta lista es una referencia narrativa: no demuestra que esas actividades consumieron el 80% del tiempo. Validá duraciones y orden antes de presentarla como hallazgo.
Registrá tu propia semana
Completá este registro antes de ejecutar los prompts. Conservá tu lenguaje habitual y agregá el tiempo de cada actividad para sustentar el análisis.
REGISTRO DE MI SEMANA DIRECTIVA Empresa: [empresa] Sector y operación: [sector / países / empleados] Semana: [fecha inicial – fecha final] Contexto: [situación de la semana] Riesgo activo: [decisiones que rebotan al CEO y por qué] Tiempo directivo total registrado: [minutos] ¿El registro cubre toda la semana?: [sí / no; indicar qué falta] Unidad de conteo: [una decisión individual / un lote; mantener criterio] Repetí esta ficha por cada actividad de lunes a viernes: Día: [día] Actividad y decisión tomada: [descripción en lenguaje libre] Duración en minutos: [valor / sin dato] Tipo de duración: [medida / estimada / sin dato] Quién escaló la decisión y por qué: [rol / motivo] Quién tiene autoridad formal para resolverla: [rol / sin definir] No dupliques tiempos simultáneos. Incluí el tiempo de traslado cuando forme parte de la actividad. Si falta una duración, dejala como «sin dato».
Prepará la clasificación para Napkin
Completá esta estructura con el resultado revisado de Claude. Pegala en Napkin junto con el prompt 3.
CLASIFICACIÓN PARA VISUALIZAR Empresa: [empresa] Semana: [fechas] Base: [tiempos medidos / estimaciones declaradas / datos ilustrativos] Cobertura del registro: [semana completa / parcial] Unidad de conteo: [criterio] Total de minutos registrados: [total] Categoría | Conteo | Minutos | Porcentaje del tiempo registrado Estratégica | [n] | [min] | [%] Táctica | [n] | [min] | [%] Aprobación de trámite | [n] | [min] | [%] Resolución de excepción | [n] | [min] | [%] Actividades sin duración: [lista / ninguna] Supuestos o estimaciones: [detalle / ninguno] Cinco actividades de mayor duración: [lista con minutos] Porcentaje acumulado real de esas cinco actividades: [% / no calculable] Para Napkin: conserva las cuatro categorías, las etiquetas y los porcentajes. El tamaño de cada bloque debe ser proporcional al tiempo. Mantén visible la base de los datos y la cobertura del registro.
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